Stravovací systém
nové generace

Shrnutí v kostce

• Spa Resort Libverda denně připraví okolo 1000 jídel pro lázeňské hosty a 160 zaměstnanců.
• Původně bylo vše na papírech a ručním přepisování, bez jasné dohledatelnosti.
• Chybovost u objednávek (hlavně kvůli změnám diet po objednání) se snížila zhruba z 12 % na 3–4 %.
• Systém ušetří personálu desítky hodin práce měsíčně, což se vrací v lepší péči o klienta.
• Vedení lázní říká, že systém dnes funguje „takřka na 100 % toho, co od něj očekávali“.

Lázně, kde se denně vaří tisíc jídel

Spa Resort Libverda je tradiční lázeňské zařízení v obci Lázně Libverda v Jizerských horách. Lázně fungují celoročně a kombinují lázeňskou péči, ubytování a stravování.|

„V průměru máme obsazenost přes 300 hostů, máme tady plnou penzijní stravu, to znamená, že se tady vaří okolo 1000 jídel denně. Máme 160 kmenových zaměstnanců, kterým poskytujeme zvýhodněné stravování v rámci našich gastro provozů,“
popisuje výkonný ředitel PaedDr. Zdeněk Kopal, Dr.Ph., MBA, LL.M.

Takový objem jídel a kombinace hostů, zaměstnanců a různých diet klade velké nároky na organizaci. Jak dodává: „Těch jídel není málo – o to víc si to zasloužilo nějakou automatizaci procesů.“

Původní stav: papíry, přepisování a žádná dohledatelnost

Ještě před nasazením Objednávky obědů běžel celý proces čistě papírově.

„Původní stav byl závislý pouze na papírové formě, na lidském faktoru – přepisování z jídelníčků, vypisování stravy, vypisování dietních omezení. Všechny tyto věci jsme potřebovali zautomatizovat, aby byly dobře dohledatelné a transparentní,“ vzpomíná Zdeněk Kopal.

• vysoké riziko lidské chyby (zejména u diet),
• anonymita zápisů (nebylo jasné, kdo co kam zadal),
• velká časová náročnost na personál,
• náklady na tisk a manipulaci s papíry.

Implementace: technika, procesy a lidé

Přechod z papíru na digitální systém v lázeňském prostředí není jen o instalaci terminálů. V Libverdě se řešily tři hlavní roviny.

První byla technická. Lázně pořídily a zapojily objednávkové terminály a na nich spustily systém Objednávka obědů.

Druhou rovinou bylo nastavení na míru. Bylo potřeba promítnout do systému specifika lázeňského provozu – různé druhy stravy, širokou škálu diet, rozdělení hostů a zaměstnanců.

Třetí oblastí byli lidé. Část personálu byla roky zvyklá na papíry a přirozeně měla obavy z nové věci. Po krátké době ale rychle zjistili, že jim systém práci ulehčuje – místo přepisování a hledání chyb se mohou víc věnovat samotným hostům a prostředí.

Dnes vedení lázní hodnotí stav tak, že se systém blíží 100 % původních očekávání a zároveň otevírá možnosti dalšího rozšíření (např. pro externí strávníky či seniory v širším regionu).

Výsledky: méně chyb a více času na klienta

Nasazení Objednávky obědů přineslo Spa Resortu Libverda konkrétní, měřitelná zlepšení.

1. Úspora lidské práce
   Dříve trávil personál velké množství času ručním přepisováním, kontrolou diet, opravami chyb a papírovou administrativou.
   
   „Ušetřilo to určitě tu lidskou sílu. V rámci celého měsíce měsíčně to představuje nižší desítky hodin, které teď personál může věnovat přípravě hezčího prostředí či přímé péči o klienta,“ říká Zdeněk Kopal.
   
   
2. Chybovost klesla z 12 % na 3–4 % – a proč tam nějaké chyby zůstávají
   Velmi důležitým výsledkem je pokles chybovosti, a to hlavně u diet.
   
   Zdeněk Kopal popisuje původní stav takto: „Dříve byla chybovost zhruba 12 %, což je poměrně hodně – zejména v oblasti dietních nastavení, docházelo tam k různým zádrhům v rámci provozu.“

Typická situace:

• klient přijede,
• ještě před vyšetřením a nastavením diety lékařem si začne objednávat stravu,
• následně lékař dietu změní / nastaví,
• a vznikne dočasný nesoulad mezi tím, co má klient reálně jíst, a tím, co měl v daný moment zaevidováno v systému.

Právě tato oblast tvořila velkou část původních 12 % chyb – a i dnes představuje většinu ze zbývajících 3–4 %.

„To jsou všechno věci, které jsme dokázali až de facto 3–4násobně snížit. Dnes se pohybujeme v rozmezí 3 až 4 %, kdy i tato procenta dál vyhodnocujeme, ale i z tohoto pohledu je to jednoznačný přínos,“
dodává Zdeněk Kopal.

Elektronický systém Objednávka obědů s jednoduchým ovládáním pomocí čipové karty.

Objednávkový systém zobrazující denní nabídku snídaní a obědů v lázních Libverda.

Zaměstnankyně při výdeji jídel kontroluje objednávky hostů přímo v systému Objednávka obědů, aby každý dostal přesně to, co si zvolil.

Elegantní jídelna Lázní Libverda v Hejnicích vás zve k příjemnému posezení v prostředí zdobeném křišťálovými lustry a hudebními motivy.

Jídelní lístek v systému Objednávka obědů je inutitivní i pro starší klienty.
Napodobuje zaškrtávání na papíře.

Intuitivní i pro starší klienty

Lázně Libverda pracují s pestrou skladbou klientů, včetně starších pacientů. Může se zdát, že elektronické objednávky pro ně budou bariérou, realita je ale jiná.

„Jsme i zdravotnické zařízení, od toho se odráží i věkový průměr. De facto všichni to ale zvládají. Mají možnost kdykoli se podívat na stravu, využít podporu našeho personálu. Když chodím okolo objednávkových terminálů, vidím, že i starší lidé s tím nemají problém – prostředí je intuitivní a přehledné,“ říká Zdeněk Kopal.

Zaměstnanci mohou navíc objednávat nejen přes terminály, ale i přes webové rozhraní a mobilní aplikaci. Mají přehled o tom, co odebrali, a jídla si mohou naplánovat z domova dopředu.

Hodnocení vedení a vzkaz pro další provozy

Zdeněk Kopal dnes spolupráci shrnuje velmi jednoduše:

„Za nás zcela jednoznačně velká spokojenost. Věci, které nastaly v rámci procesu, byly operativně s technickou podporou řešeny. Softwarové úpravy byly implementovány poměrně rychle a dneska můžu říct, že ten systém funguje takřka na 100 % toho, co jsme od něj očekávali.“

Na závěr má jasný vzkaz pro další lázeňská zařízení, nemocnice nebo velké jídelny, které teprve zvažují digitalizaci:

„Ať se toho za prvé určitě nebojí, protože to stojí za to. Každá implementace nové věci s sebou nese určité porodní bolesti – to je naprosto normální. Důležité je problémy identifikovat, urychleně je odstranit a implementovat aktualizace. Nepřinese jim to žádná negativa, spíše naopak.“

Zvažujete podobný krok?

Pokud i vy řešíte menší či větší objem jídel nebo složité dietní režimy a nechcete se už dál topit v papírech a ručním přepisování, rádi vám ukážeme, jak může Objednávka obědů fungovat i ve vašem provozu – ať už jste lázně, nemocnice, škola nebo firemní jídelna.