Hromadný import uživatelů

Import slouží k rychlému založení většího množství účtů. Používá Excel šablonu, kterou si stáhnete přímo v sekci Uživatelé → Hromadný import uživatelů (tlačítko Stáhnout šablonu pro import uživatelů). Import je transakční – buď projde celý soubor, nebo se neuloží nic. Díky tomu nehrozí „napůl“ založené účty.

Postup importu

1. Otevřete sekci Uživatelé a zvolte Hromadný import.
2. Stáhněte Excel šablonu a vyplňte ji podle pravidel níže.
3. Pokud potřebujete stejné e‑maily u více uživatelů nebo importujete uživatele bez e‑mailu, zapněte volbu Vygenerovat login ze jména a příjmení.
4. Nahrajte soubor do systému – import proběhne automaticky.
5. Po úspěšném importu můžete hromadně rozeslat přístupové údaje.
6. Pro uživatele bez e‑mailu se vytvoří soubor s přihlašovacími údaji.

Omezení pro správce odběrných míst: Pokud hromadný import provádí správce odběrných míst, může importovat pouze uživatele pod odběrná místa, která má ve své správě (stejně jako v dalších částech administrace).

Jak funguje šablona

• Jeden řádek = jeden uživatel.
• Data začínají na řádku 7 (prvních 6 řádků je vysvětlivka a referenční tabulky).
• Import se ukončí po 10 prázdných řádcích (kontroluje se prázdné příjmení).
• V šabloně jsou tabulky „Dostupné možnosti…“ – do sloupců se zadává ID z těchto tabulek.
• Nemažte sloupce ani řádky. Pokud něco nepotřebujete, sloupec pouze skryjte.
• První sloupec šablony je skrytý a slouží pro interní párování – neupravujte ho.

Pravidla a validace

• Soubor musí být ve formátu Excel (.xlsx).
• Maximální velikost souboru je 10 MB.
• Pokud se najde chyba v jednom řádku, import se zastaví a neuloží se nic.
• Systém kontroluje duplicity e‑mailů a kódů karet v rámci importu i proti existující databázi.
• Login se v šabloně nevyplňuje. Pokud je zapnutá volba „Vygenerovat login ze jména a příjmení“, systém login vytvoří automaticky. Jinak se jako login použije e‑mail.
• E‑mail musí být unikátní, pokud není zapnuté generování loginu ze jména/příjmení. Pokud e‑mail neuvedete, systém vygeneruje jednorázové přístupové údaje, které je potřeba uživateli předat ručně.
• Heslo se v šabloně nezadává – systém ho vygeneruje automaticky jako jednorázové a uživatel bude při prvním přihlášení vyzván ke změně.

Příklady použití

1) Běžná firma – všichni mají e‑mail

Vyplňte E‑mail, Příjmení a Výchozí jídelní lístek. Login se automaticky vezme z e‑mailu. Heslo se vygeneruje a po importu lze rozeslat přístupové údaje.

2) Škola – děti bez e‑mailu

Zapněte Vygenerovat login ze jména a příjmení. Vyplňte Jméno, Příjmení, Třída a Datum narození. E‑mail nechte prázdný. Systém vytvoří login, vygeneruje heslo a připraví export přístupových údajů.

3) Rozvoz – uživatelé pod odběrným místem

Vyplňte Odběrné místo (ID odběrného místa). Podle nastavení odběrného místa se automaticky nastaví výchozí režim úhrad, trasa a cenová skupina. Hodí se při onboardingu nových uživatelů do rozvozového režimu.

Sloupce v šabloně (viditelné názvy)

Názvy sloupců v šabloně jsou uvedené přímo v Excelu. Níže jsou popsané významy podle těchto názvů:

Identita a přihlášení

• Osobní kód (volitelně) – interní identifikátor uživatele. Pokud je zapnutá kontrola duplicity, musí být unikátní.
• Jméno (volitelně) – křestní jméno.
• Příjmení (povinné pole) – povinné.
• E‑mail (doporučené pole) – pokud není zapnuté generování loginu, musí být unikátní nebo prázdný.

Kontakty a interní poznámky

• Telefon (volitelně) – telefonní číslo.
• Poznámka (volitelně) – interní poznámka pro administrátory.

Identifikace pro výdej

• Kód karty – RFID/NFC (volitelně) – musí být unikátní v rámci firmy.

Školní režim

• Třída (volitelně) – název třídy. Pokud neexistuje, systém ji vytvoří.
• Datum narození (volitelně) – Excel datum. Využívá se pro zařazení do věkové/stravovací skupiny.

Platby

• Bankovní účet (volitelně) – pokud je povoleno inkaso, vyplnění účtu automaticky zapne inkasní platby.

Dodací údaje (rozvoz)

Tyto údaje souvisí s modulem Dodavatel jídla.

• Název firmy (volitelně) – název firmy pro rozvoz.
• Ulice a č.p. (volitelně), Město (volitelně), PSČ (volitelně) – adresa doručení.

Fakturační údaje

Tyto údaje souvisí s modulem Dodavatel jídla.

• Jméno / firma (volitelně)
• IČ (volitelně)
• DIČ (volitelně)
• Ulice a č.p. (volitelně), Město (volitelně), PSČ (volitelně)

Jídelní lístky a přístupy

• Výchozí jídelní lístek (povinné pole) – ID z tabulky „Dostupné možnosti pro jídelní lístek“.
• Dostupné jídelní lístky (volitelně) – více ID oddělených středníkem (např. 143;132).

Odběrné místo

• Odběrné místo (volitelně) – ID z tabulky „Dostupné možnosti pro odběrné místo“.

Další nastavení

• Datum platnosti účtu do (volitelně) – Excel datum.
• Nastavit automatické objednávky (1 = ano; 0 = ne) – vytvoří pravidla automatických objednávek, pokud je tato funkce v systému povolena.

Co systém nastaví automaticky

• Režim úhrad se převezme z výchozího nastavení jídelního lístku, případně z odběrného místa.
• Trasa a cenová skupina se převezmou z odběrného místa, pokud je vyplněno.
• Výchozí balení se přebírá z nastavení firmy (pokud je v systému definované).
• Středisko firmy se nastaví na výchozí středisko, pokud jsou střediska zapnutá.

Validace a chyby – co systém kontroluje

• Výchozí jídelní lístek je povinný, musí být číslo a musí existovat v tabulce „Dostupné možnosti“.
• Dostupné jídelní lístky musí obsahovat jen ID z tabulky „Dostupné možnosti“.
• Odběrné místo musí být číslo a musí existovat v tabulce „Dostupné možnosti“. Pokud jste správcem odběrných míst, může být povinné.
• Kód karty musí být unikátní v rámci importu i v existujících uživatelích.
• E‑mail nesmí být duplicitní (v rámci importu i databáze), pokud není zapnuté generování loginu.
• Datum platnosti účtu a datum narození se musí zadat jako Excel datum.

Rozeslání přístupů po importu

Rozeslání přístupů je samostatná akce a provádí se až následně po importu. Import a rozeslání nejsou propojené v jednom kroku.

Jednorázová hesla pro uživatele bez e‑mailu: Systém po importu vygeneruje export ve formátu .xlsx s jednorázovými přístupy. V souboru najdete jméno, případně osobní kód, nový login a jednorázové heslo. Tento export se zobrazí v té samé sekci Hromadný import uživatelů po nahrání uživatelů bez e‑mailu nebo pokud byla zapnutá volba Vygenerovat login ze jména a příjmení. Soubor si stáhnete a přístupy ručně předáte uživatelům.