Ceny a úhrady

Tato část se v uživatelském formuláři zobrazí, pokud je zapnutý modul Platby nebo pokud jsou povolené Cenové skupiny. Některé volby se zobrazují jen v konkrétních režimech úhrad a při zapnutém inkasu.

Cenová skupina

Cenové skupiny slouží k odlišení cen pro různé typy uživatelů (např. děti, zaměstnanci, externisté). Detailní nastavení pravidel najdete v sekci Nastavení → Cenové skupiny.

• Co ovlivňuje: určuje, jak se upraví základní cena jídla pro tohoto uživatele.
• Předvyplnění: při změně odběrného místa se může automaticky nastavit podle výchozího nastavení místa.
• Školy a věk: pokud je zapnuté školní nastavení, věk k 31. 8. slouží jako vodítko pro výběr správné stravovací skupiny dle věku dítěte.

Režim úhrad

Režim úhrad určuje, jak se uživateli účtuje strava. Změna režimu spouští upozornění a ovlivňuje výpočet kreditu i vystavování dokladů.

• Bez plateb: uživatel nevidí platby a objednávky jsou pro něj zdarma. Při přepnutí z placeného režimu je potřeba případný kredit nebo dluh vyřešit mimo systém.
• Kredit: uživatel si nejdřív dobije kredit a z něj se odečítají objednávky. Záporný kredit je omezený limitem "Maximální částka v mínusu".
• Zpětné úhrady: účtuje se až odebrané jídlo, kredit běží do mínusu a uživatel ho zpětně dorovnává platbou. Také zde platí limit mínusu.
• Týdenní fakturace: systém vystavuje fakturu týdně ve zvolený den (ve 23:55). Zohledňuje objednávky od začátku aktuálního měsíce.
• Měsíční fakturace: faktura se vystaví ve 23:55 poslední den v měsíci a zahrne všechny objednávky od začátku měsíce.
• Měsíční fakturace se zálohou: systém vytváří zálohové (proforma) faktury a následně měsíční vyúčtování se zohledněním zaplacených záloh.

Důležité vazby:

• Změna režimu úhrad se vždy aplikuje na aktuální měsíc (např. změna 15. ledna platí už od 1. ledna). Historické měsíce se nepřepočítávají.
• Pokud má odběrné místo nastavený režim hromadné fakturace, uživatel se automaticky přepne do režimu "Bez plateb" a nastavení plateb se ve formuláři skryje.
• U nových uživatelů se výchozí režim úhrad a den odeslání faktury nastaví automaticky podle vybraného jídelního lístku nebo podle odběrného místa (pokud je přiřazené a má své výchozí nastavení).

Maximální částka v mínusu

Limituje, jak hluboko může uživatel jít do záporného kreditu v režimech Kredit a Zpětné úhrady. Výchozí hodnota je 0 – uživatel tedy ve výchozím stavu do mínusu jít nemůže a je nutné mu mínusový limit nejprve povolit zadáním konkrétní částky. Pokud by nová objednávka vedla pod tento limit, systém ji nedovolí a uživateli doporučí si kredit dobít, aby mohl pokračovat v objednávání. Pokud není vyplněno, použije se výchozí limit z nastavení firmy (viz Nastavení systému → Platby).

Den odeslání faktury

Volba je aktivní pouze při režimu Týdenní fakturace. Faktury se generují vždy ve 23:55 zvoleného dne. Pokud umožňujete objednávky i na sobotu nebo neděli ráno, doporučuje se nastavit "Neděle".

Inkasní platby a bankovní účet

Pokud je v hlavním účtu firmy povolené inkaso, lze pro uživatele zapnout inkasní platby a vyplnit bankovní účet. Při aktivaci inkasa se uživatel zahrne do inkasních exportů a variabilní symbol se použije pro párování plateb.

Při hromadném importu uživatelů se inkaso automaticky aktivuje, pokud je vyplněné číslo účtu.

Variabilní symbol

Klíčový identifikátor pro párování plateb (bankovní převody, platební brány, inkasa, faktury). Pokud není vyplněn, systém ho při první potřebě vygeneruje automaticky podle prefixu firmy a ID uživatele. Doporučuje se udržovat jedinečnost v rámci celé firmy.

Ruční zpracování objednávek

Uživatel s tímto nastavením neobjednává sám v uživatelském rozhraní – jeho objednávky zpracovává administrátor v modulu "Ruční objednávky". Tento režim se používá typicky pro školy nebo provozy, kde objednávky přepisuje obsluha.

Pokud je zároveň zapnuta volba Účtovat měsíční poplatek za ruční zpracování objednávek a ve firmě je nastaven ceník poplatku, systém může každý měsíc automaticky přidat položku s tímto poplatkem (jen pokud má uživatel v daném měsíci alespoň jednu objednávku).

Stav účtu a dlužníci

Stav kreditu se promítá do přehledů (např. "Stav účtu"). Uživatelé v záporném kreditu se zobrazují v přehledu dlužníků a mohou být omezeni limitem mínusu.